Wie finde ich die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen? – oder: Wissensmanagement mit Microsoft SharePoint

Wissensmanagement mit MS SharepointWir freuen uns an dieser Stelle einen Gastbeitrag des Autors Andreas Könighofer von vision2feature – the sharepoint experts präsentieren zu können.

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Sie glauben genau zu wissen, dass Sie oder ein Kollege etwas schon einmal gemacht und auch dokumentiert haben, Sie können sich nur beim besten Willen nicht erinnern, wer bzw. ob und wo und in welcher Form es abgelegt ist. Oft gibt man mit der Suche nach der Nadel im Heuhaufen dann irgendwann auf und beginnt, das Problem aufs Neue zu lösen. Das kostet wertvolle Zeit, Nerven und bringt Stress und im schlimmsten Fall Projektverzug mit sich, wenn es häufig vorkommt.

Stellen Sie sich jetzt vor, das geht nicht nur Ihnen sondern auch Ihren Mitarbeitern und Kollegen so. Wie viele Stunden, Tage, Wochen, ja Monate werden da in Ihrem Unternehmen wohl jährlich mit dem „Neuerfinden des Rades“ zugebracht?

Wissenschaftlicher Exkurs

Wie kann ich das ändern? Was hat das mit Wissensmanagement bzw. Microsoft SharePoint zu tun? Und welchen Nutzen bringt Ihnen vision2feature?

Bevor ich diese Frage beantworte, zunächst ein kurzer Ausflug in die Begriffsdefinition von Wissen:

Zeichen

Kleinstes bei einer Programmausführung zugreifbares Datenelement (siehe auch Hansen, 1992), das aus Zahlen, Buchstaben und Zeichen jeder Art bestehen kann. (z.B.: 5)

Daten

Daten sind das Gegebene zur Verarbeitung ohne Verwendungshinweise (siehe auch DIN 44300, DIN 1972). (z.B.: 50)

Information

In den Kontext eines Problemzusammenhangs gestellte Daten sind Informationen (siehe auch Picot, 1988). (z.B.: Diese Tasse am Flohmarkt kostet 50 Cent.)

Wissen

Zweckorientierte Vernetzung von Information und besteht aus vielen Informationen (siehe auch Steinmüller, 1993). (z.B.: Verschiedene Merkmale der Tasse lassen auf ihren Ursprung in der Ming Dynastie schließen.)

Implizites Wissen (siehe auch Polanyi, 1958)

„Know-how“: Subjektive Einsichten und Intuition. Um implizites Wissen innerhalb einer Organisation speichern, verarbeiten und übertragen zu können, muss es dokumentiert und als explizites Wissen verfügbar gemacht werden (siehe auch Nonaka/Takeuchi, 1995).

Explizites Wissen (siehe auch Polanyi, 1958)

Der Wissende weiß von seinem Wissen und kann es mit Worten kommunizieren. Nur explizites Wissen ist für Organisationen nutzbar, in denen eine klassische Weitergabe von Wissen durch gemeinsame Handlungspraxis zwischen Lehrer und Schüler aufgrund der Größe, Verteiltheit oder Schnelligkeit der Organisation nicht möglich ist (siehe auch Nonaka, 1994).

Wissensmanagement

Meint die Gesamtheit organisationaler Strategien zur Schaffung einer intelligenten Organisation (siehe auch Wilke, 2001).

Ich möchte den wissenschaftlichen Hintergrund nicht überstrapazieren und gleich zur praktischen Anwendung von Wissensmanagement in unserer Beispielproblemstellung kommen. Dazu bediene ich mich eines konkreten Instruments des Wissensmanagements, des Mikroartikels (siehe auch Wilke, 2001).

Ein gemeinsames Nadelverständnis – der Mikroartikel

Ein Mikroartikel hat den Sinn, den essentiellen Kern einer (normalerweise) individuellen Lernerfahrung, Idee, Überlegung, Kenntnis, etc. im Rahmen einer halben Stunde bis Stunde Aufwand auf maximal einer Seite in Worte zu fassen. Zur Erleichterung der Verfassung und Lesbarkeit von Mikroartikeln trägt eine durch den professionellen Dienstleister Ihres Vertrauens (z.B. Apliki) an das Unternehmen bzw. die Arbeitnehmer angepasste, gut konzipierte und standardisierte Vorlage essentiell bei.

Die wahre Bestimmung des geschriebenen Mikroartikels ist, dass er im Bedarfsfall gefunden wird und einen Wissenstransfer ermöglicht bzw. erleichtert. Ein solcher relevanter Mikroartikel repräsentiert in unserer Problemstellung die Nadel im Heuhaufen, die gefunden werden will. Und genau hier kommt die Expertise von vision2feature als Wissensmanagement Lösungsanbieter und SharePoint als Tool ins Spiel.

Wie finde ich nun die Nadel?

In einem eigenen Terminologiespeicher können in Microsoft SharePoint Metadaten bequem zentral angelegt und verwaltet werden. Diese Metadaten ermöglichen bei der Erstellung und Ablage von Dokumenten eine einheitliche (hierarchische) Kategorisierung bzw. Verschlagwortung derselben. Dokumente werden in SharePoint in sogenannten Dokumentenbibliotheken abgelegt. Dabei lassen sich je Dokumentenbibliothek verschiedene Inhaltstypen mit unterschiedlichen Metadaten und je Inhaltstyp eigene Dokumentenvorlagen hinterlegen.

Durch die zentrale Ablage und Verwaltung aller Dokumente in Microsoft SharePoint ist der Einstiegspunkt meiner Suche klar definiert. Jetzt habe ich als Suchender die Qual der Wahl:

Datensuche (beispielhaft)

  • Titel
    Möchte ich nach dem Titel oder Teilbereichen daraus suchen?
  • Inhalt
    Möchte ich nur oder auch den Inhalt durchsuchen?

Metadatensuche (beispielhaft)

  • Verfasser
    Weiß ich, in wessen Zuständigkeitsbereich meine Problemstellung fällt und möchte nur nach Dokumenten mit dem entsprechenden Verfasser suchen?
  • Erstellungsdatum
    Handelt es sich um ein kürzlich schon mal aufgetretenes Problem und kann ich den Erstellungszeitraum des Dokuments eingrenzen?
  • Kategorien
    Lässt sich die Problemstellung einer Kategorie zuordnen und kann ich dadurch die Ergebnisliste verkürzen?
  • Metadaten-Tagcloud
    Möchte ich kontextspezifisch suchen und die Möglichkeit einer raschen Eingrenzung der Resultate nutzen? Über mehrere abhängige Tagclouds lassen sich hier semantische Suchen innerhalb der Hierarchien der Metadaten-Terminologien implementieren.

Kombination

Die oben genannten Alternativen lassen sich natürlich auch kombinieren.

Da ist die Nadel!

In Bezug auf mein sprichwörtliches Beispiel mit der Nadel im Heuhaufen wird durch das Konzept und die Dokumentenvorlage des Mikroartikel ein einheitliches Nadeldesign und -verständnis geschaffen und die Verschlagwortung mit Metadaten eröffnet hocheffiziente Möglichkeiten, diese Nadel zu finden. Ich weiß nun, eine Nadel ist aus feuerfestem, ferromagnetischem Eisen, zünde den Heuhaufen an und hole die Nadel mit einem Magneten aus der Asche. Verbeugung. Vorhang.

Wir freuen uns über Feedback und Anfragen an vision2feature.

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